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Wie man ein Paretodiagramm mit Microsoft Excel erstellt

Dieser Artikel gehört zur Artikelserie über das Paretoprinzip.

Nachdem ich im letzten Artikel beschrieben habe, wie man ein Paretodiagramm (80/20-Diagramm) erstellt, geht es in diesem Artikel darum, wie man das mit der Tabellenkalkulation Microsoft Excel (2010) in der Praxis machen kann.

Als Beispiel dient uns eine Statistik der Beschwerden, die Kunden eines Energiekonzerns hinsichtlich der telefonischen Kundenbetreuung hervorgebracht haben.

Der erste Schritt besteht darin, die Daten in einem Tabellenblatt zu erfassen:

Gründe für Beschwerden über das Callcenter

Im nächsten Schritt sortieren wir die Beschwerden nach absteigender Häufigkeit. Microsoft Excel bietet dazu unter dem Reiter Daten das Symbol Sortieren. Nachdem wird die Tabelle komplett, also inklusive Überschrift, markiert haben, wählen wir diese Aktion aus. Im folgenden Dialog muss der Haken bei Daten haben Überschriften gesetzt werden. Wir sortieren nun nach der Anzahl und wählen als Option für die Reihenfolge Nach Größe (absteigend).

Sortieren der Daten nach absteigender Häufigkeit

Nun müssen wir jeweils die Anzahl der kumulierten Beschwerden ermitteln. Für die erste Beschwerde ist das einfach die Anzahl der ersten Beschwerden. Wir tragen daher in die Zelle D6 die Formel =C6 ein.

In den folgenden Zellen müssen wir neben dem gerade hinzugenommenen Grund noch den kumulierten Wert der vorherigen Gründe hinzuaddieren. Die Zelle D7 füllen wir daher mit der Formel =C7+D6. Die Zelle D8 enthält dann die Formel =C8+D7 usw. Wir können es uns hier einfacher machen und einfach die Formel aus der Zelle D6 ‚herunterziehen‘ bis zur Spalte D15. Excel passt die Formel dann automatisch an.

Nun müssen wir noch den relativen kumulierten Anteil der einzelnen Beschwerdegründe ermitteln. Dazu fügen wir in die Zelle E6 die Formel =D6/D$15 ein (=2501/5096). Diese Formel ‚ziehen‘ wir jetzt wieder in der Spalte E herunter. Das $ vor der 15 sorgt dafür, das Excel diesen Wert bei der automatischen Anpassung unangetastet lässt. In der Zelle E13 steht nun beispielsweise die Formel =D13/D$15.

Gründe für Beschwerden über das Callcenter, sortiert nach absteigender Häufigkeit

Was haben wir bisher erreicht? Wir wissen, wie häufig die einzelnen Gründe Anlass zur Beschwerde geliefert haben und wir sehen auch deren Anteil an den Beschwerden insgesamt.

Nun erstellen wir aus diesen Daten ein Diagramm. Unser Diagramm soll die Beschwerdegründe auf der X-Achse (horizontale Achse) zeigen, die Häufigkeit der einzelnen Beschwerden und die Paretokurve mit der kumulierten Häufigkeit auf der Y-Achse (vertikale Achse). Wir benötigen also die Daten aus den Spalten B, C und E.

Im nächsten Schritt markieren wir diese Spalten. Dazu markieren wir zuerst mit der Maus den Bereich B5 bis C15 und dann bei gedrückter Strg-/Ctrl-Taste den Bereich E5 bis E15.

Benötigte Daten für das Paretodiagramm

Nun wählen wir auf der Registerkarte Einfügen/Säule die 2D-Säule links aus.

Einfügen eines Säulendiagramms in das Tabellenblatt

Excel fügt nun ein Säulendiagramm ein. Das Diagramm sieht aber noch nicht so aus, wie wir es haben wollen.

Säulendiagramm – noch unbefriedigend

Da die kumulierten Prozentwerte maximal 100%, also einen Wert von 1, erreichen, die Häufigkeiten der Beschwerdegründe jedoch das zu 2.500-fache, können wir die kumulierten Prozentwerte auf der Grafik kaum erkennen. Wir fügen daher eine zweite Y-Achse (Vertikale Achse) auf der rechten Seite des Diagramms hinzu, die von 0% bis 100% reicht.

Wir markieren dazu durch einen Klick auf einen roten ‚Balken‘ die Datenreihe mit den kumulierten Prozentwerten.

Markierung der Datenreihe mit dem kumulierten Anteil an den Beschwerden

Nun können wir über das Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufzurufen ist, den Punkt Datenreihen formatieren auswählen und selektieren dort unter Reihenoptionen die Option Sekundärachse aus.

Aktivieren einer zweiten Y-Achse (vertikalen Achse) für die Paretokurve

Jetzt haben wir zwei Balken, doch wir wollen die Paretokurve gerne als Linie sehen. Also klicken wir erneut auf einen der roten Balken, rufen wieder das Kontextmenü (rechte Maustaste) auf und wählen dann den Punkt Datenreihen-Diagrammtyp ändern… aus. Dort selektieren wir dann eine Linie als Diagrammtyp.

Aus dem ‚Paretobalken‘ eine Paretokurve machen

So, das sieht jetzt schon mal recht gut aus! Es ist aber unsinnig, dass die rechte Achse einen Maximalwert von 120% anzeigt, denn bei 100% ist ja Schluss.

Anpassung der Y-Achse (vertikale Achse) für die Paretokurve

Wir klicken nun die rechte Achsenbeschriftung an, so dass sie umrahmt ist und wählen dann über das Kontextmenü (rechte Maustaste) den Punkt Achse formatieren… aus. Dort setzen wir dann dasMinimum auf Fest 0,0 und das Maximum auf Fest 1,0 (100%=1!).

Achsengröße anpassen

Damit ist das Paretodiagramm fertig. Nach der Pflicht kann man jetzt noch die Kür anschließen und das Diagramm noch ein wenig anpassen, beispielsweise durch eine andere Farbauswahl. Aber denken Sie dran: die 20% Arbeit, die zu 80% Paretodiagramm führen, haben Sie schon geleistet!



Dieser Artikel ist Teil einer Serie zum Paretoprinzip. Den nächsten Teil finden Sie hier.

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