Inspiriert durch dieses Video und den Bedarf, für meine Online-Kurse eine Zeitplanung zu erstellen, habe ich mir in Excel ein Tool gebaut, mit dem man Projekte grob zeitlich planen kann:
Da ich mich auch schon mit der Theory of Constraints (ToC) und dem Critical Chain Project Management (CCPM) beschäftigt habe, sollte dieses Wissen natürlich auch gleich einfließen.
Ich habe für die einzelnen Elemente Projektliste, Ressourcenliste, Ressourcenkapazitätsplan, die jeweiligen Projektpläne und denRessourcenbelegungsplan jeweils eigene Tabellenblätter angelegt.
Die Ressourcenliste enthält eine Aufstellung der Ressourcen mit jeweils folgenden Angaben
Der Ressourcenkapazitätsplan enthält die verfügbare Kapazität der jeweiligen Ressourcen in einer Kalenderwoche. Der Kurzname ist jeweils der auch in der Ressourcenliste verwendete.
Die Projektpläne enthalten jeweils Angaben über die benötigte Kapazität der Ressourcen zu einem gegebenen Zeitpunkt.
Die Projektliste enthält eine Übersicht aller Projekte mit ihren Startdaten.
Die Projektliste ist das zentrale Element. In ihr kann man angeben, wann die jeweiligen Projekte starten sollen (Jahr, Kalenderwoche) und für welchen Zeitraum ein Ressourcenbelegungsplan erstellt werden soll.
Hier wird auch gemäß der der ToC ermittelt, in welcher Reihenfolge die Projekte abgearbeitet werden sollten. Dazu wird für jedes Projekt der monetär bewertete Projektnutzen eingetragen. Wenn ein Ressourcenplan erstellt wird (Button RBP berechnen), werden die Ressourcenkosten für jedes Projekt berechnet und automatisch eingetragen. Auch der Engpass (Capacity Constraint Resource, CCR) gemäß ToC wird ermittelt und in der Zelle B8 angezeigt. Der Engpass ist die Ressource mit der höchstendurchschnittlichen Auslastung im Betrachtungszeitraum. Zu jedem Projekt wird auch die zeitliche Belastung des Engpasses aufgeführt. Auf dieser Basis wird der Quotient aus Projektnutzen und CCR-Belastung gebildet, der dann gemäß Throughput Accounting die Reihenfolge der Abarbeitung bestimmen sollte, und zwar in absteigender Reihenfolge dieses Wertes.
Die Idee dabei ist folgende: der Engpass bei der Abarbeitung der Projekte begrenzt per Definition die Abarbeitung der Projekte. Er sollte möglichst immer maximal ausgelastet sein. Jedes Projekt hat aber einen unterschiedlichen Nutzen. Da aber die (meisten) Projekte durch den Engpass müssen, bearbeitet man bevorzugt die Projekte mit dem grössten Nutzen pro konsumierter Engpassstunde, damit dieser Nutzen eher realisiert werden kann.
Der Ressourcenbelegungsplan schließlich stellt die zeitliche Belastung der einzelnen Ressourcen dar. Eine Ressource kann eine Person oder ein Team sein, eine Organisationseinheit, eine Maschine, etc.
Für jede Ressource wird zu jeder Kalenderwoche angezeigt, welches Projekt wieviel Kapazität benötigt, die Gesamtbelastung, die Ressourcenkapazität, die kumulierte Überlastung (Rückstände) sowie die relative Auslastung. Die Engpassressource wird rot eingefärbt. Falls die relative Auslastung einen Warnwert oder einen Alarmwert überschreitet, wird sie eingefärbt.
In dem Beispiel kann man sehen, dass die Engpassressource IT-Abteilung in der Kalenderwoche 23/2013 gemäß Plan eine Auslastung von 105% hätte und in den beiden folgenden Wochen von jeweils 91%.
Um zu einer Projektplanung zu kommen, die auch realistisch ist (=keine Ressourcenüberlastung), kann man nun in der Projektliste jeweils die Anfangsdaten der Projekte verändern und einen neuen Ressourcenbelegungsplan berechnen lassen. Durch die farbliche Hervorhebung sieht man gleich, wie gut die neue Planung ist. Neben der Änderung des Startzeitpunkte kann man auch darüber nachdenken, Projekte ruhen zu lassen (dies wird über den Level-Eintrag gesteuert; alle Projekte überhalb eines gewissen Level-Wertes werden für die Erstellung des Ressourcenbelegungsplans als ruhend angesehen) oder in den einzelnen Projektplänen den Ressourcenbedarf anders anzuordnen, falls möglich.
Falls möglich, bietet sich folgendes Vorgehen an:
Man sieht, dass manchmal auch Excel ausreicht, statt der Verwendung spezieller Software.
#toc #ccpm
Die Zeiteinheit bei meiner Planung ist die Kalenderwoche.
Da ich mich auch schon mit der Theory of Constraints (ToC) und dem Critical Chain Project Management (CCPM) beschäftigt habe, sollte dieses Wissen natürlich auch gleich einfließen.
Ich habe für die einzelnen Elemente Projektliste, Ressourcenliste, Ressourcenkapazitätsplan, die jeweiligen Projektpläne und denRessourcenbelegungsplan jeweils eigene Tabellenblätter angelegt.
Die Ressourcenliste enthält eine Aufstellung der Ressourcen mit jeweils folgenden Angaben
- Kurznamen
- Bezeichnung
- Ressourcenverwalter
- Wert, ab dem eine Warnung für die Belastung der Ressource angezeigt werden soll (Warning Level)
- Wert, ab dem ein Alarm für die Übelastung der Ressource angezeigt werden soll (Alert Level)
- die Anzeigeposition der Ressource im Ressourcenbelegungsplan (RBP)
- die Kosten pro Stunde Ressourcennutzung
Der Ressourcenkapazitätsplan enthält die verfügbare Kapazität der jeweiligen Ressourcen in einer Kalenderwoche. Der Kurzname ist jeweils der auch in der Ressourcenliste verwendete.
Die Projektpläne enthalten jeweils Angaben über die benötigte Kapazität der Ressourcen zu einem gegebenen Zeitpunkt.
Die Projektliste enthält eine Übersicht aller Projekte mit ihren Startdaten.
Die Projektliste ist das zentrale Element. In ihr kann man angeben, wann die jeweiligen Projekte starten sollen (Jahr, Kalenderwoche) und für welchen Zeitraum ein Ressourcenbelegungsplan erstellt werden soll.
Hier wird auch gemäß der der ToC ermittelt, in welcher Reihenfolge die Projekte abgearbeitet werden sollten. Dazu wird für jedes Projekt der monetär bewertete Projektnutzen eingetragen. Wenn ein Ressourcenplan erstellt wird (Button RBP berechnen), werden die Ressourcenkosten für jedes Projekt berechnet und automatisch eingetragen. Auch der Engpass (Capacity Constraint Resource, CCR) gemäß ToC wird ermittelt und in der Zelle B8 angezeigt. Der Engpass ist die Ressource mit der höchstendurchschnittlichen Auslastung im Betrachtungszeitraum. Zu jedem Projekt wird auch die zeitliche Belastung des Engpasses aufgeführt. Auf dieser Basis wird der Quotient aus Projektnutzen und CCR-Belastung gebildet, der dann gemäß Throughput Accounting die Reihenfolge der Abarbeitung bestimmen sollte, und zwar in absteigender Reihenfolge dieses Wertes.
Die Idee dabei ist folgende: der Engpass bei der Abarbeitung der Projekte begrenzt per Definition die Abarbeitung der Projekte. Er sollte möglichst immer maximal ausgelastet sein. Jedes Projekt hat aber einen unterschiedlichen Nutzen. Da aber die (meisten) Projekte durch den Engpass müssen, bearbeitet man bevorzugt die Projekte mit dem grössten Nutzen pro konsumierter Engpassstunde, damit dieser Nutzen eher realisiert werden kann.
Der Ressourcenbelegungsplan schließlich stellt die zeitliche Belastung der einzelnen Ressourcen dar. Eine Ressource kann eine Person oder ein Team sein, eine Organisationseinheit, eine Maschine, etc.
Für jede Ressource wird zu jeder Kalenderwoche angezeigt, welches Projekt wieviel Kapazität benötigt, die Gesamtbelastung, die Ressourcenkapazität, die kumulierte Überlastung (Rückstände) sowie die relative Auslastung. Die Engpassressource wird rot eingefärbt. Falls die relative Auslastung einen Warnwert oder einen Alarmwert überschreitet, wird sie eingefärbt.
In dem Beispiel kann man sehen, dass die Engpassressource IT-Abteilung in der Kalenderwoche 23/2013 gemäß Plan eine Auslastung von 105% hätte und in den beiden folgenden Wochen von jeweils 91%.
Um zu einer Projektplanung zu kommen, die auch realistisch ist (=keine Ressourcenüberlastung), kann man nun in der Projektliste jeweils die Anfangsdaten der Projekte verändern und einen neuen Ressourcenbelegungsplan berechnen lassen. Durch die farbliche Hervorhebung sieht man gleich, wie gut die neue Planung ist. Neben der Änderung des Startzeitpunkte kann man auch darüber nachdenken, Projekte ruhen zu lassen (dies wird über den Level-Eintrag gesteuert; alle Projekte überhalb eines gewissen Level-Wertes werden für die Erstellung des Ressourcenbelegungsplans als ruhend angesehen) oder in den einzelnen Projektplänen den Ressourcenbedarf anders anzuordnen, falls möglich.
Falls möglich, bietet sich folgendes Vorgehen an:
- Alle Projekte erhalten das frühestmögliche Startdatum.
- Es wird ein Ressourcenbelegungsplan erstellt, um eine erste CCR und Nutzen pro Engpassstunde zu berechnen.
- Alle Projekte bis auf das mit dem größten Nutzen pro Engpasstunde erhalten ein Startdatum weit in der Zukunft.
- Der Ressourcenplan wird erstellt.
- Falls die Auslastung für dieses Projekt irgendwo über 100% liegt, wird der entsprechende Projektplan überarbeitet.
- Nun wird das Projekt mit dem zweithöchsten Nutzen pro Engpasstunde soweit wie möglich nach vorne "geholt", das Startdatum des ersten bleibt unverändert.
- Der Ressourcenplan wird erstellt.
- So verfährt man jetzt nacheinander mit allen Projekten, immer möglichst hohe Auslastung des CCR, jedoch <100%, anstrebend und jeweils den Nutzen pro Engpasstunde beachtend.
- Projekte, die den CCR gar nicht belegen, können natürlich unabhängig vomCCR geplant werden.
- Ein erster hoffentlich brauchbarer Zeitplan für die Projekte ist damit erstellt.
Man sieht, dass manchmal auch Excel ausreicht, statt der Verwendung spezieller Software.
#toc #ccpm
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