Checklisten

In meinem Artikel zu Arbeitsanweisungen und Verfahrensbeschreibungen habe ich bereits Checklisten als ein Werkzeug beschreiben, um Struktur und System in die betrieblichen Abläufe zu bringen.

Checklisten können eine wichtige Rolle in einem Unternehmen dabei spielen, Fehler zu verringern, die Qualität zu verbessern und sind ein wichtiges Instrument im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Checklisten sind eine Form der Arbeitsanweisung bzw. Verfahrensbeschreibung. In ihr sind die wesentlichen Schritte zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe in ihrer Bearbeitungsreihenfolge festgehalten.

Checklisten verhindern, dass Arbeitsschritte vergessen werden und beugen somit späteren Problemen vor. Sie entlasten uns auch davon, das Rad immer wieder neu zu erfinden. Durch die 'mentale Automatisierung' bei der Abarbeitung einer Checkliste können wir in gewissem Rahmen anspruchsvolle Tätigkeiten auch wahrnehmen, wenn wir mental nicht so fit sind, denn die Checkliste 'denkt' für uns vor.

Erstmalig wurden Checklisten in der Luftfahrt angewendet. Auch heute noch gehen die Piloten vor dem Start und der Landung gewissenhaft ihre Checklisten durch, um Unfälle in diesen besonders sensiblen Phasen eines Fluges zu verhindern.

Checklisten verhindern vor allem zwei Probleme:

• UnkenntnisDer Ausführende hat nicht das erforderliche Wissen, um eine Aufgabe fehlerfrei und mit genügender Qualität auszuführen.
• Falsche AusführungDer Ausführende hat zwar das Wissen, wendet es aber nicht korrekt oder nicht durchgängig an.

Checklisten müssen mit Sorgfalt erstellt und immer wieder aktualisiert werden. Ihre Befolgung muss die effiziente Erledigung einer Aufgabe ermöglichen, möglichst einfach verständlich und bei zeitkritischen Aufgaben kurz und knapp sein. Sie muss praktisch sein, sonst wird sie im Alltag vermutlich kaum akzeptiert.

Die Anwendung von Checklisten sollte verbindlich sein. Damit wird eine durchgängig gleiche Qualität der Arbeitsergebnisse angestrebt. Der Detaillierungsgrad richtet sich dabei nach den individuellen Anforderungen an die Checkliste.

Idealerweise sollte eine Checkliste von den Personen erstellt und gepflegt werden, welche die beschriebene Aufgabe auch tatsächlich ausführen, also nicht von einer übergeordneten Stelle. Durch kontinuierliche Verbesserung der Checkliste, soweit sinnvoll, wird auch die Prozessqualität erhöht.

Die konsequente Nutzung von Checklisten setzt eine entsprechende Einstellung bei allen Beteiligten voraus. Checklisten sind eine Bedrohung für 'Kopfmonopole' und für 'Helden der Arbeit'. Der Fokus muss von der Leistung und den Fähigkeiten des Einzelnen wandern hin zur Optimierung eines Prozesses.

Checklisten können in verschiedenen Formen erstellt werden, als Papierliste, in Google Keep, mit einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation, mit Microsoft OneNote, Evernote, in Programmen zur Aufgabenverwaltung, wie Asana, oder gar in speziellen Anwendungen zur Pflege von Checklisten.

Bestandteile einer Checkliste

• TitelDer Titel sollte umschreiben, wozu die Checkliste dient.
• Optional: BeschreibungGegebenenfalls kann dann noch kurze Beschreibung folgen, welche Ziele mit der Abarbeitung der Checkliste erreicht werden sollen.
• ArbeitsschritteDie einzelnen Schritte sollten durch Checkboxen, 'Ködel' oder Nummerierung leicht erkennbar sein. Die Arbeitsschritte sollten so knapp wie möglich und so ausführlich wie nötig beschrieben werden. Je nach Anwendungsfall können grafische Darstellungen, Bilder oder Hardcopies hilfreich sein.
• Datum der letzten ÄnderungAm Datum der letzten Änderung kann man leicht erkennen, wie aktuell die Checkliste ist und ob sie eventuell einer Überarbeitung bedarf.

Checklisten sind ein wichtiges Hilfsmittel, um Systeme im eigenen Unternehmen zu schaffen. Falls Sie bisher noch keine Checklisten erstellt haben, beginnen Sie mit den wichtigsten Prozessen in Ihrem Unternehmen und arbeiten sich dann sukzessive weiter vor. Erstellen Sie nur dort Checklisten, wo es sinnvoll ist, also bei sich wiederholenden Tätigkeiten. Sie können übrigens Checklisten auch einsetzen und darauf vermerken, was Sie nicht tun möchten, also eine Art Verbots-Checkliste.

Ein guter Einstieg könnte die Erstellung einer Checkliste für Ihre täglich wiederkehrenden Arbeiten sein.

Buchtipp: 

• The Checklist Manifesto: How to Get Things Right von Atul Gawande (deutsche Version verfügbar)