Was ist Evernote?
Evernote ist eine Datenbank, in der man Daten verschiedenen Typs, z. B. formatierte Texte, Webseiten, Bilder, Audiodateien, Fotos, PDFs, etc. ablegen und verschlagworten (taggen) kann. Die Datenhaltung erfolgt dabei auf den Servern des Anbieters und/oder lokal. Bei zentraler Datenhaltung ist der Zugriff über verschiedene Endgeräte via Internet möglich. Weiterhin werden die zentral gehaltenen Daten über ein OCR-System serverseitig volltextindiziert. Dies erlaubt beispielsweise die Suche nach Wörtern innerhalb von gescannten handschriftlichen Notizen. Am Endgerät wird Evernote entweder über einen dedizierten Client (Mac, Windows, iPad, iPhone, Android und weitere Smartphones) oder das Webinterface genutzt. Bei letzteren ist nur der Zugriff auf zentral gehaltene Datenbestände möglich.Neben der Client-Software des Anbieters gibt es noch die Open-Source-Implementierung Nevernote, die ebenfalls auf einen zentral gespeicherten Datenbestand zugreifen kann, aber auch eine lokale Speicherung erlaubt. Nevernote ist in Java implementiert.
Für die Arbeit mit Evernote muss man sich ein Benutzerkonto anlegen, das es kostenlos gibt. Bei der kostenpflichtigen Premium-Variante erhält man ein erweitertes Leistungsspektrum.
Ich bin schon lange auf der Suche nach einem Tool für meine persönliche Wissensdatenbank. Meine Anforderungen sind simpel:
- Daten in verschiedenen Formaten (wenigstens PDF, Grafiken, formatierter Text [z. B. RTF, HTML]) sollen sich in die Datenbank integrieren lassen
- Jeder Datensatz (Tupel) soll mit mehreren Stichworten versehen werden können
- Die Suche nach abgelegten Daten soll anhand von Stichworten und einer Volltextsuche im formatierten Text möglich sein
- Der Aufwand für den Betrieb der Wissensdatenbank soll möglichst niedrig sein (Wartung)
- Die Nutzung soll mit meinen vorhandenen Computern möglich sein
- Das System sollte zukunftssicher sein (langfristige Verfügbarkeit)
Mein Weg zu Evernote
Meine ersten Versuche zu einer eigenen Wissensdatenbank habe ich vor Jahren mit verschiedenen, auf meinem FreeBSD-Server gehosteten Wikis und später auch mal Confluence unternommen, was mir von der einfachen Nutzung und Systempflege jedoch nicht so zugesagt hat. Ich habe dann Spotlight auf dem Mac benutzt, um die lokal abgelegten Wissensdaten zu durchsuchen, mit dem Nachteil, dass ich die Daten nichttaggen konnte. Ich habe auch Personal Brain genutzt, das auch die Möglichkeit bietet, Verbindungen zwischen Datensätzen (Tupeln) darzustellen. Auch den Zettelkasten habe ich mir nach einem Tipp in einem Web-Forum angesehen.Vor ein paar Tagen ist mir durch ein Blog-Artikel, den ich gelesen habe, dann noch mal bewusst gemacht worden, dass Evernote ja ein geeigneter Kandidat sein könnte. Ich habe mir vor fast zwei Jahren einen Evernote-Account im Rahmen meiner GTD-”Erforschung” zugelegt, aber so gut wie gar nicht benutzt. Inspiriert durch den Artikel, habe ich mir Evernote noch mal etwas genauer angesehen und es für geeignet befunden, als Wissensdatenbank ausprobiert zu werden.
So nutze ich Evernote
Evernote setze ich zur Zeit für folgende Aufgaben ein:- Archiv für Papierdokumente
Seit einigen Monaten scanne ich in Papierform vorliegende Dokumente ein. Ich nutze dafür einen HP Flachbrettscanner. Die Scan-Software erstellt daraus in Verbindung mit einer OCR-Software eine PDF-Datei, die neben dem Graustufen-Abbild des eingescannten Dokumentes auch noch dessen Text in maschinell durchsuchbarer Form beinhaltet. Die eingescannten Dokumente benenne ich sprechend (Datum im Format JJJJMMTT, Unterstrich, Betreff) und importiere sie dann in das Notizbuch “Dokumentenarchiv” in Evernote. Dort werden die Dokumente noch mit Stichworten versehen (getaggt). - Sicherung interessanter Webseiten
Über die Evernote-Browser-Plugins für das Webclipping “schneide” ich mir interessante Webartikel aus und füge sie in Evernote ein, wo ich sie dann mit Stichworten versehe. Die ausgeschnittenen Webartikel liegen mir dann als Kopie vor, so dass es dann irrelevant ist, ob die Quelle im Web noch verfügbar ist, oder nicht. Hiervon mache ich vor allem bei wichtigen How-tos und Grundlagenartikeln Gebrauch. - Erfassung eigener How-tosWenn ich mir selber Wissen erarbeitet habe, schreibe ich einen kurzen Artikel/How-to in Evernote dazu, den ich ebenfalls verschlagworte. Die Artikel lassen sich gegebenenfalls noch mit Grafiken anreichern, z. B. Fotos.
- Checklisten
Ich habe mir vor eine Weile zwar eine eigene Checklisten-Anwendung programmiert, habe aber, vorerst testhalber, meine Checklisten in Evernote übertragen. Evernote bietet die Möglichkeit, Checkboxen in Notizen einzufügen und merkt sich auch deren Zustand (abgehakt/nicht abgehakt). Auch die Checklisten werden von mir getaggt. - Journal
Ich habe jetzt ganz neu angefangen, mir für jeden Tag eine Journal-Notiz in Evernote zu erstellen, in der ich kurz das Wichtigste des Tages festhalte. So kann ich später noch mal feststellen, wann ich etwas Bestimmtes gemacht habe. - Temporäres Trusted System für zu erledigende Aufgaben
Meine Aufgaben verwalte ich mittels eines elektronischen Kanban Boards. Wenn ich das Kanban Board gerade nicht zur Verfügung habe, wenn neue Aufgaben anfallen, oder mir sonst ein notierungswürdiger Gedanke kommt, halte ich diese(n) auf einem DIN A7-Notizblock fest, den ich immer mitsamt eines Stiftes bei mir führe. Ich probiere jetzt als Ergänzung die Erfassung in Evernote aus, das auf dem iPhone neben dem geschriebenen Wort auch die Nutzung von Sprachnotizen und Fotos erlaubt. Die hier erfassten Notizen werden im Evernote-Notizbuch .Eingang abgelegt, wo ich sie dann bei passender Gelegenheit (Daily/Weekly Review) weiter bearbeite. - Personen und Unternehmen
Meine Idee ist, hier für die Menschen und Unternehmen, mit denen ich zu tun habe, jeweils einen Eintrag anzulegen, wo ich dann alles Relevante erfasse. Das ist insbesondere interessant, wenn man eher selten mit einer Person/einem Unternehmen zu tun hat und man sich nicht mehr erinnert, z. B. welcher Mitarbeiter einer Firma gute oder weniger Gute Arbeit leisten, welche Kontakte es “um den Dienstweg herum” gibt, etc. - Bücher
Ich habe mir vorgenommen, von Büchern, die ich gelesen habe, die wesentlichen Punkte/take aways zu notieren. Zum einen hoffe ich, dadurch mein Verständnis für den behandelten Stoff zu festigen, zum anderen sollen die Notizen später der Auffrischung des “verschütteten” Wissens dienen. - Ideen
Die Ideen, die mir in den Sinn kommen, haben oftmals nur eine geringe “Halbwertszeit”, sprich: ich vergesse sie sehr schnell wieder. Ich lege sie jetzt hier ab, damit sie nicht verloren gehen.
Implementierung
Ich habe mir in Evernote folgende Notizbücher angelegt:- .Eingang
Dies ist der “Posteingang” von Evernote, in dem erst einmal alle unbearbeiteten Notizen landen. Der Punkt am Anfang des Namens sorgt dafür, dass das Notizbuch ganz oben in der Notizbuchliste angezeigt wird. - .zu erledigen mit den untergeordneten Notizbüchern beruflich und privat
Hier werden die zu erledigenden Aufgaben/Todos abgelegt und dann später in das entsprechende Kanban übertragen. - ChecklistenDieses Notizbuch enthält meine Checklisten.
- Dokumentenarchiv
Hier werden ausschließlich eingescannte Dokumente abgelegt, dies ist mein elektronisches Aktenarchiv. - Infos und IdeenAlle nicht eingescannten Informationen und alle Ideen finden sich hier.
- Journal
Dieses Notizbuch beherbergt meine täglichen Journal-Einträge. - Personen und FirmenHier werden Informationen über Personen und Firmen abgelegt, mit denen ich zu tun habe.
- Upload-BacklogDokumente, die aufgrund des Upload-Limits zur Zeit nicht auf den Server transferiert werden können, werden hier zwischengelagert. Dieses Notizbuch ist naturgemäß lokal.
- Vertraulich
Dokumente und Notizen, die ich nicht der Cloud anvertrauen möchte, z. B. Steuerunterlagen, lege ich hier ab. Das Notizbuch ist selbstverständlich auch lokal.
Es ist wichtig, dass man eine regelmäßige Datensicherung der lokal abgelegten Notizbücher durchführt. Bei mir wird das über den in Mac OS X integrierten Backup-Dienst Time Machine realisiert.
Die verwendeten Stichwörter (Tags) werden sich vermutlich im Laufe der Zeit immer mal wieder ändern. Ich tagge jedes archivierte Dokument mit seinem Jahr (was ja vom Scandatum abweichen kann) und zumindest einem Oberbegriff, wie z. B. Rechnung oder Finanzamt. Für häufig wiederkehrende Rechnungssteller, wie z. B. Amazon, verwende ich deren Firmennamen als weiteren Tag. Für bestimmte Themen, wie Java oder VBA, habe ich ebenfalls Tags gleichnamige Tags vergeben. Tags lassen sich, genau wie Notizbücher, auf Wunsch hierarchisch organisieren.
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