Nach längerer Abwesenheit (mehrere Tage oder Wochen) finde ich, wie wahrscheinlich viele Angestellte, stets einen prall gefüllten Posteingang in Outlook in der Firma vor.
Bisher habe ich meinen Fokus nach meiner Rückkehr erst einmal immer darauf gerichtet, alle Mails im Posteingang abzuarbeiten (teilweise mehrere Stunden), und erst danach mit der “normalen” Arbeit zu beginnen. Da dies aufgrund vielfältiger Störungen aber nicht immer durchzuhalten ist, habe ich die Bearbeitung meines Posteingangs umgestellt.
Weiterhin habe ich mir für den Posteingang eine entsprechende Ansicht definiert, in der ich nach der Farbe der Fahnen sortieren lasse (sie enthalten eine implizite Reihenfolge/Hierarchie). Zweites Sortierkriterium ist das Datum in absteigender Reihenfolge.
Wenn ich nun nach längerer Abwesenheit wieder zurück komme, sieht meine neue Standard Operating Procedure für E-Mail-Rückstände nun folgendes Vorgehen vor:
Durch dieses Vorgehen stelle ich sicher, dass ich für den E-Mail-Rückstand verfügbare Zeit jeweils für die wichtigsten E-Mails verwende.
Eine erste Anwendung nach einwöchiger Abwesenheit war erfolgreich, ich bin gespannt, wie die nächste Iteration dieses Vorgehens aussieht.
#selbstorganisation
Bisher habe ich meinen Fokus nach meiner Rückkehr erst einmal immer darauf gerichtet, alle Mails im Posteingang abzuarbeiten (teilweise mehrere Stunden), und erst danach mit der “normalen” Arbeit zu beginnen. Da dies aufgrund vielfältiger Störungen aber nicht immer durchzuhalten ist, habe ich die Bearbeitung meines Posteingangs umgestellt.
Ich lasse nun über Regeln in Outlook 2003 die eingehende Post mit farbigen Fahnen versehen. Dabei tagge ich jeweils thematisch oder personell zusammengehörige E-Mails mit der gleichen Farbe anhand von Absendern oder Schlüsselwörtern in Betreff oder Nachrichtentext.
Weiterhin habe ich mir für den Posteingang eine entsprechende Ansicht definiert, in der ich nach der Farbe der Fahnen sortieren lasse (sie enthalten eine implizite Reihenfolge/Hierarchie). Zweites Sortierkriterium ist das Datum in absteigender Reihenfolge.
Wenn ich nun nach längerer Abwesenheit wieder zurück komme, sieht meine neue Standard Operating Procedure für E-Mail-Rückstände nun folgendes Vorgehen vor:
- Alle eingegangenen E-Mails werden zu Beginn in den Unterordner Backlog des Posteingangs verschoben
- im Unterordner Backlog werden die E-Mails in der durch die definierte Ansicht festgelegten Reihenfolge von oben nach unten abgearbeitet (und danach aus dem Backlog-Unterordner wieder entfernt), so wie es die Arbeitssituation zulässt. Möglichst werden dabei immer ganze Pomodori pro “Sitzung” aufgewendet.
- Es werden soviele Iterationen durchlaufen, bis das Backlog geleert ist
- Die nach der Rückkehr neu eingegangenen E-Mails werden nicht in den Unterordner Backlog verschoben, sondern “normal” bearbeitet
Durch dieses Vorgehen stelle ich sicher, dass ich für den E-Mail-Rückstand verfügbare Zeit jeweils für die wichtigsten E-Mails verwende.
Eine erste Anwendung nach einwöchiger Abwesenheit war erfolgreich, ich bin gespannt, wie die nächste Iteration dieses Vorgehens aussieht.
#selbstorganisation
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